Las hojas de cálculo (spreadsheets) han existido por algún tiempo, antes de que todos conociéramos excel, la primera hoja de calculo fue creada en 1979, se llamaba Visical y fue lanzada para el apple II. A partir de entonces han recorrido un largo camino para lo que ahora conocemos como excel 1
De igual manera los programas (software) de precios unitarios iniciaron con MS-DOS (al menos en México), a finales de la década de los 80’s y al igual que las hojas de cálculo no han dejado de evolucionar.
A primera instancia parece que debemos tomar una decisión, ya que si nos dedicamos a la construcción tarde o temprano tendremos usar alguno de los dos para poder tener una presupuesto de nuestras obras. Aquí te dejamos una serie de ventajas y desventajas al hacer análisis de precios unitarios con excel contra hacer precios unitarios con un software especializado.
Ventajas de excel para hacer precios unitarios
Mayor flexibilidad
Con excel puedes hacer cosas como dar formato a cada celda, alinearlas de la forma que quieras, seleccionar el grupo de celdas u hojas completas y aplicar operaciones en ellas a gusto.
Podrás crear tus formatos para precios unitarios y presupuestos, que más te acomoden que tenga solo la información que necesites y con el estilo (colores, tipografía) que más te agrade
Curva de aprendizaje menor (si lo has usado por algún tiempo excel)
Es común que en el area de construcción que muchos estemos familiarizados con el uso de excel, ya que generalmente es la herramienta más rápida para obtener resultados cuando tenemos mucha información. Por tanto, necesitamos invertir poco tiempo en aprender a usarlo, ya que entendemos la dinámica general del programa, tal vez solo necesitaremos aprender a como usar ciertas funciones que antes no habíamos usado, crear nuestra hoja para análisis de precios unitarios y listo.
Ingreso rápido de datos
No hay duda que en excel es muy rápido ingresar un manualmente un gran cantidad de datos, usando solo el teclado (enter y tab) podemos llenar fácilmente muchas celdas. Esto es muy util cuando por ejemplo necesitamos actualizar los precios de los materiales
Convierte tu información en gráficas
Además de ser flexible, excel nos da lo posibilidad de integrar nuestros datos en gráficas, claro que esto implica un conocimiento más profundo de como hacer las gráficas, tenemos la posibilidad de presentar nuestra información de manera más resumida sin necesidad de otro software
Desventajas de excel
- Es difícil de encontrar errores al ingresar datos. A pesar de la velocidad a la que puedes ingresar datos, es muy fácil también ingresar datos erroneos que te puede llevar a resultados incorrectos pero también es difícil encontrar cual es el dato erroneo y muchas veces excel no nos dará ninguna pista. A veces sólo al usar una coma en lugar de un punto puede hacer que todos nuestros cálculos sean incorrectos.
- Es muy fácil borrar cosas que no se deberían borrar. Debido a esa gran flexibilidad, todo es editable, todo es una celda. Por tanto es muy fácil borrar formulas centrales para tus cálculos y probablemente cuando lo notes ya será muy tarde.
Ventajas de usar un software de precios unitarios
Crea análisis de precios unitarios complejos de manera sencilla
En excel se hace muy complejo tener precios unitarios que dentro de su análisis hagan referencia a otros precios unitarios, por ejemplo si tenemos tenemos el análisis de precio unitario de un muro dentro de el tendremos que considerar el mortero usado para pegar bloques o tabiques, y ese mortero tendrá dentro de su análisis los agregados (arena, cemento, cal, etc) requeridos y no se diga de usar esos análisis para hacer un presupuesto, que se hace aún más complicado.
Pero en un software de precios unitarios esto es algo que en la gran mayoría, muy fácilmente podemos integrar análisis de pu dentro de otro análisis, o cuadrillas o maquinara que requiera análisis, esto con el propósito de poder obtener las cantidades totales de los insumos requeridos para el proyecto, al hacer una explosión de insumos. Mientras más análisis tengamos más rápido podremos hacer nuestros próximos presupuestos, ya que solo tendremos que seleccionar el análisis y usarlo.
Validación de los datos que ingresas
A diferencia de excel muchos de los softwares de precios unitarios tienen validaciones para todos los datos que tengas que ingresar, muchas veces hasta con leyendas (como FENIX-5) para que sepas tipo de dato se está esperando que ingresas. Y en muchas ocasiones no te permitirá continuar con la operación (ya sea guardar, editar, etc) hasta que no corrijas el error que se te muestra. Esto hace que los datos se vuelvan más seguros y confiables
Trabajo cooperativo en tiempo real
Software en linea (como FENIX-5) permite que multiples usuarios de una misma organización trabajen simultáneamente sobre precios unitarios o presupuestos. Esto es un muy útil en empresas que tienen multiples proyectos en etapa de presupuesto al mismo tiempo, ya que todos se pueden beneficiar del catálogo de análisis de precios unitarios compartido y aún más si alguien con anterioridad hizo el análisis de precio unitario que necesitarás en un una nueva obra. Pero también esto es útil al hacer presupuestos muy grandes que requieren que más de una persona trabaje sobre el mismo presupuesto, los software en linea te permite hacer eso de manera simultanea y sin ninguna complicación extra.
Costos de entrada menor y actualizaciones sin costos extra (si es en línea)
Regularmente un software en linea de pu maneja un modelo de suscripciones, mensuales o anuales con un costo compartivamente mucho menor que una licencia de un software que se instala en tu computadora, que aproximadamente ronda los 20-40 mil pesos por licencia. Estas licencia por lo regular son por una versión en especifica del software, es decir no incluye actualizaciones a diferencia de un software en linea en el que de manera automática tendrás las últimas actualizaciones
Desventajas de un software de precios unitarios
- Curva de aprendizaje mayor. Será necesario tomar un tiempo para entender los conceptos principales del software y como lograr hacer precios unitarios y presupuestos, requerirá tal vez que empecemos a armar nuestro propio catálogo de precios unitarios.
- Menor flexibilidad. No tenemos tanta libertad como en el caso de excel, de poder modificar lo que nos venga en gana, ciertas cosas podrán ser configuradas y otras cosas las tendremos que usar como las trae el software por defecto.
En conclusión. ¿Cuál de los dos debería escoger?
Hemos visto que ambos tienen puntos fuertes y puntos débiles, pero tal vez esta no es la pregunta que nos deberíamos hacer ya que ambos se pueden complementar. Una mejor pregunta sería ¿cuándo me sería más efectivo utilizar excel y cuando me sería más efectivo usar un software de precios unitarios? Y la respuesta dependerá de las actividades y necesidades de mi empresa
Fuentes